【Microsoft365】会議室(備品)の詳細情報を表示させたい!

こんにちは、Haruoです。

今日は、企業の情シス様向けのお話になります。

Microsoft365を導入したは良いけど、会議室の内容が"予定あり"になっているため、

参加者を確認したい場合や、会議室を移動してもらいたい時に困りますよね。

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会議室(備品)の詳細情報を表示させたい!

今回は会議室(備品)の詳細情報を表示させる設定についてのお話です。

このページで以下の事をまとめています。
  • なぜ詳細が表示されないのか。
  • PowerShellを使った、設定変更方法。
  • 設定変更後の注意事項。

それでは始めていきます。

PowerShellの基礎的な知識があれば十分設定が行えると思いますが、PowerShellを知りたい方は以下のオススメの書籍等を参考にして下さい。

なぜ詳細が表示されないのか?

会議室を指定して予定を登録した際、デフォルトの設定では、

  • 会議室予定は、空き時間だけを表示する。
  • 会議の件名は非表示となり、予定登録者の名前を表示する。
  • 会議の内容は非表示となり、添付ファイル等も非表示にする。

という動作になります。

上記内容の設定変更を行うには、PowerShellから設定変更を行う必要があります。

残念ながら、GUIからの設定変更は現時点で、Microsoftから提供されていません。

PowerShellから設定変更

さぁ、ここからちょっと長くなりますよ。

頑張ってついてきて下さい。

Exchange Online PowerShell に接続する

<strong>設定には管理者権限が必要です。</strong>
  1. Microsoft 365 管理センターへサインインします。
  2. 左ペインの [ユーザー] - [アクティブなユーザー] の順にクリックします。
  3. [アクティブなユーザー] の一覧にてコマンドレットを実行しているユーザーをクリックします。
  4. 右に表示されたユーザー情報の [アカウント] タブを選択し [役割の管理] のリンクをクリックします。
  5. "全体管理者" または "Exchange 管理者" のどちらかにチェックが有効なことを確認します。

基礎的な事前確認事項となりますが、以下動作確認または、リンク先情報を確認して下さい。

  1. PowerShellを起動します。(管理者)
  2. PowerShell ウィンドウで、次のコマンドを実行して EXO V2 モジュールを読み込みます。
    ----------------------------------
    > Import-Module ExchangeOnlineManagement
    ----------------------------------
  3. Exchange Online へ PowerShell で接続します。
    ----------------------------------
    >  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName USERNAME@hoge.com -ShowProgress $true
    ----------------------------------

接続に成功すると、以下のメッセージが表示されます。

----------------------------------------------------------------------------
The module allows access to all existing remote PowerShell (V1) cmdlets in addition to the 9 new, faster, and more reliable cmdlets.

|--------------------------------------------------------------------------|
|    Old Cmdlets                    |    New/Reliable/Faster Cmdlets       |
|--------------------------------------------------------------------------|
|    Get-CASMailbox                 |    Get-EXOCASMailbox                 |
|    Get-Mailbox                    |    Get-EXOMailbox                    |
|    Get-MailboxFolderPermission    |    Get-EXOMailboxFolderPermission    |
|    Get-MailboxFolderStatistics    |    Get-EXOMailboxFolderStatistics    |
|    Get-MailboxPermission          |    Get-EXOMailboxPermission          |
|    Get-MailboxStatistics          |    Get-EXOMailboxStatistics          |
|    Get-MobileDeviceStatistics     |    Get-EXOMobileDeviceStatistics     |
|    Get-Recipient                  |    Get-EXORecipient                  |
|    Get-RecipientPermission        |    Get-EXORecipientPermission        |
|--------------------------------------------------------------------------|

To get additional information, run: Get-Help Connect-ExchangeOnline or check https://aka.ms/exops-docs

Send your product improvement suggestions and feedback to exocmdletpreview@service.microsoft.com. For issues related to the module, contact Microsoft support. Don't use the feedback alias for problems or support issues.
----------------------------------------------------------------------------

以上で、Exchange Online PowerShellに接続ができました。

会議室メールボックスの権限確認

ここでは、以下の条件で会議室が設定されているものと仮定します。

会議室名リソース メールボックス
会議室1room01@hoge.onmicrosoft.com
会議室2room02@hoge.onmicrosoft.com
会議室3room03@hoge.onmicrosoft.com
会議室4room04@hoge.onmicrosoft.com

現在の状態がどうなっているか作業前に確認します。
ex) room01@hoge.onmicrosoft.com
----------------------------------
> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room01@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar"
----------------------------------

FolderName           User                 AccessRights                                                                                                                                  SharingPermissionFlags
 ----------           ----                 ------------                                                                                                                                  ----------------------
 Calendar             既定                 {AvailabilityOnly}
 Calendar             匿名                 {None}

既定、つまりテナント内の全ユーザーのがAccessRightsが[AvailabilityOnly]となっていることが確認できます。

Calenderでエラーが表示された場合は、Calendar予定表としてコマンドを実行します。

ex)
> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room01@hoge.onmicrosoft.com:\予定表"

リソースメールボックスの一覧を CSV ファイルで取得

リソースメールボックスの一覧を CSV ファイルで取得します。
----------------------------------
> Get-Mailbox -RecipientTypeDetails EquipmentMailbox,RoomMailbox -ResultSize Unlimited | Get-CalendarProcessing | Select Identity,AutomateProcessing,AddOrganizerToSubject,DeleteSubject |Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\CalendarProcessing.csv"
----------------------------------

CSVファイルの中身
最初の 1 行 は固定です。CSV ファイル表示結果例 ※メモ帳で開いた場合

"Identity","AutomateProcessing","AddOrganizerToSubject","DeleteSubject"
"会議室1","AutoAccept","True","True"
"会議室2","AutoAccept","True","True"
"会議室3","AutoAccept","True","True"
"会議室4","AutoAccept","True","True"

予定表のアクセス権限

Owner所有者共有フォルダー内のすべてのアイテムの作成、参照、変更、および削除。所有者であるユーザーは他のユーザーのフォルダーに対するアクセス権を変更できます。
PublishingEditor発行編集者すべてのアイテムの作成、参照、変更、削除、およびサブフォルダーの作成。
Editor編集者すべてのアイテムの作成、参照、変更、削除
PublishingAuthor発行作成者アイテムの作成と参照、サブフォルダーの作成、および自身が作成したアイテムの変更と削除。
Author作成者アイテムの作成と参照、および自身が作成したアイテムの変更と削除。
NonEditingAuthor非編集作成者アイテムの作成と参照、および自身が作成したアイテムの削除。
Contributor寄稿者アイテムの作成のみ。
Reviewer参照者アイテムの参照のみ。(予定アイテムをダブルクリックし、詳細情報を参照することが可能でございます。)
LimitedDetails空き時間情報件名、場所 : 予定表共有の場合のみ、予定表イベントの空き時間情報、件名、および場所の参照。(予定アイテムにマウスカーソルを乗せると、日時、件名、場所などは表示されますが、ダブルクリックすることはできません。)
AvailabilityOnly空き時間情報予定表共有の場合のみ、予定表イベントの空き時間情報の参照。 [予定あり] と表示されます。(デフォルト
Noneなし実行できる操作なし。ユーザーはアクセス権リストに残りますが、アクセス権はなく、フォルダーは開くことができません。

最低限、Reviewer以上の権限があれば、参照は可能です。

今回は、PublishingEditorを使って設定変更を行ってみます。

アクセス権の変更

メールボックスの権限を"PublishingEditor"へ変更します。

コマンド例
既定(つまりテナント内の全ユーザー)に対し、該当の会議室にPublishingEditor権限を付与。
----------------------------------
> Set-MailboxFolderPermission -Identity "ROOM@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar" -User 既定 -AccessRights PublishingEditor
----------------------------------

実行例
----------------------------------
> Set-MailboxFolderPermission -Identity "room01@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar" -User 既定 -AccessRights PublishingEditor

> Set-MailboxFolderPermission -Identity "room02@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar" -User 既定 -AccessRights PublishingEditor

> Set-MailboxFolderPermission -Identity "room03@hoge.onmicrosoft.com:\予定表" -User 既定 -AccessRights PublishingEditor

> Set-MailboxFolderPermission -Identity "room04@hoge.onmicrosoft.com:\予定表" -User 既定 -AccessRights PublishingEditor
----------------------------------

スケジュールの情報を会議室カレンダーに転記されるように変更する。
*タイトルが作成者名に書き換えられる設定をPowerShellから設定変更します

コマンド例
----------------------------------
> Set-CalendarProcessing -Identity "会議室メールアドレス" -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0 -DeleteComments 0
----------------------------------

実行例
----------------------------------
> Set-CalendarProcessing -Identity "room01@hoge.onmicrosoft.com" -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0 -DeleteComments 0

> Set-CalendarProcessing -Identity "room02@hoge.onmicrosoft.com" -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0 -DeleteComments 0

> Set-CalendarProcessing -Identity "room03@hoge.onmicrosoft.com" -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0 -DeleteComments 0

> Set-CalendarProcessing -Identity "room04@hoge.onmicrosoft.com" -DeleteSubject 0 -AddOrganizerToSubject 0 -DeleteComments 0
----------------------------------

権限変更後の確認

実行例
----------------------------------
> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room01@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar"

> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room02@hoge.onmicrosoft.com:\Calendar"

> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room03@hoge.onmicrosoft.com:\予定表"

> Get-MailboxFolderPermission -Identity "room04@hoge.onmicrosoft.com:\予定表"
----------------------------------

FolderName           User                 AccessRights                                                                              SharingPermissionFlags
 ----------           ----                 ------------                                                                              ----------------------
 予定表               既定                 {PublishingEditor}
 予定表               匿名                 {None}

[PublishingEditor]に変更されたことが確認できます。

リソースメールボックスの一覧を CSV ファイルで取得するコマンドを再度実行します。

----------------------------------
> Get-Mailbox -RecipientTypeDetails EquipmentMailbox,RoomMailbox -ResultSize Unlimited | Get-CalendarProcessing | Select Identity,AutomateProcessing,AddOrganizerToSubject,DeleteSubject |Export-Csv -Encoding UTF8 -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\CalendarProcessing.csv"
----------------------------------

出力された CSV ファイルを開き、"AddOrganizerToSubject" 列が "FALSE"、 "DeleteSubject" 列が
"False" となっていることを確認します。

"Identity","AutomateProcessing","AddOrganizerToSubject","DeleteSubject"
"会議室1","AutoAccept","FALSE","FALSE"
"会議室2","AutoAccept","FALSE","FALSE"
"会議室3","AutoAccept","FALSE","FALSE"
"会議室4","AutoAccept","FALSE","FALSE"

設定が終わったら、ExchangeOnline への接続を切りましょう。
----------------------------------
> Remove-PSSession $Session
----------------------------------

設定後の注意事項


  • 設定変更が反映されるのは、コマンドレット実行後に作成された予定です。
    • 既存の予定は変わりません。
    • そのため、既存の予定に関して予約の一部を修正し再通知を行うか、予定アイテムの再作成が必要となります。
  • アクセス権はReviewer (参照者) 以上にて予定アイテムの詳細が確認可能になります。
  • 設定の反映に時間を要する場合があります。
  • 会議室を新規追加した場合は、その会議室に対して同様の権限設定を行う必要があります。

最後まで読んで頂き、ありがとうございます!
この記事が少しでもお役に立てたら嬉しいです。

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